- Privacy beleidsplan TC Hulst
Tourclub Hulst hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In dit privacy beleidsplan willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tourclub Hulst houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat Tourclub Hulst in ieder geval:
- De persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
- De uitdrukkelijke toestemming vraagt voor de verwerking van de persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte is van de rechten omtrent het omgaan van de persoonsgegevens van de leden;
De persoonsgegevens worden door TC Hulst opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat men lid is van TC Hulst
Tourclub Hulst verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar), indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Ieder lid heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke Tourclub Hulst heeft ontvangen. Tevens kunnen leden bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (of een deel hiervan).
Ieder lid van TC Hulst heeft altijd het recht om de toestemming, tot het verwerken van de eigen persoonsgegevens, in te trekken.
Als er klachten zijn over de verwerking van de persoonsgegevens dan vraagt Tourclub Hulst hierover direct contact met ons op te nemen om zo tot een oplossing te komen. Ieder lid heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Als Tourclub Hulst zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de leden. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via secretaris@tchulst.nl
- Gebruik persoonsgegevens leden TC Hulst
Als een nieuw lid zich aanmeldt dan wordt er een inschrijfformulier gebruikt waarop verschillende persoonsgegevens ingevuld worden door het nieuwe lid.
| Persoonsgegevens |
NAWTE (N = Naam, A = Adres, W = Woonplaats, T = Telefoon, E = e-mailadres )+ geboorte datum |
|
Overeenkomst |
Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website) |
| Verwerkingen |
Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten |
|
Verwerking door wie |
Voorzitter, secretaris en penningmeester |
|
Bewaartermijn |
Direct na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens verwijderd |
Werkwijze: bij aanmelding van een nieuw lid worden de persoonsgegevens opgenomen in de ledenlijst. TC Hulst heeft NAW-gegevens uitsluitend gekregen voor de inschrijving van een nieuw lid. Deze NAW-gegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en niet voor andere doeleinden.
De gegevens worden gebruikt voor:
- Contributieheffing
- Informatieverstrekking via de mail
- Uitnodigingen jaarvergaderingen via de mail
- Verzending en/of verspreiding clubbladen
- Aanmelding nieuwe leden bij NFTU via de website van de NTFU
Foto’s en video’s van leden vallen ook onder de persoonsgegevens. Tourclub Hulst gebruikt deze foto’s en video’s alleen voor het clubblad en voor de website.
- Checklist persoonsgegevens die binnen TC Hulst opgeslagen worden:
Naam en voorletters
tussenvoegsel
Adres
Postcode
Plaats
Provincie
Land
Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Lidmaatschapsnummer
- Inschrijfformulier aangepast aan de privacy wetgeving
- Naam
- Voorletters
- Voornaam
- M/V
- Geboortedatum
- Straat + huisnummer
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoon
- Meerdere gezinsleden lid
In het privacy beleidsplan van TC Hulst staat beschreven waarvoor de persoonsgegevens van de leden gebruikt worden.
Voor akkoord gelezen
Handtekening ouder bij leden jonger dan 16 jaar:
_______________________________________
Het nieuwe lid van Tourclub Hulst geeft toestemming van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens zoals vermeld in het privacy beleidsplan van Tourclub Hulst.
Handtekening voor akkoord:
_______________________________________
- Verwerkersovereenkomst
Met alle bedrijven en organisaties waarmee Tourclub Hulst persoonsgegevens deelt moet er, volgens de AVG, een overeenkomst afgesloten worden. In de overeenkomst wordt onder andere vastgelegd met welk doel Tourclub Hulst de persoonsgegevens deelt en wat er verwacht wordt op het gebied van beveiliging en geheimhouding.
Tourclub Hulst verzamelt gegevens van haar leden en deelt deze met de NTFU. Tourclub Hulst is hierdoor de zgn verwerkingsverantwoordelijke en de NTFU de verwerker. Tourclub Hulst is verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met de NTFU.