Privacy Beleidsplan TC Hulst

 

  1. Privacy beleidsplan TC Hulst

 

Tourclub Hulst hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In dit privacy beleidsplan willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tourclub Hulst houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat Tourclub Hulst in ieder geval:

  • De persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • De uitdrukkelijke toestemming vraagt  voor de verwerking van de persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte is van de rechten omtrent het omgaan van de persoonsgegevens van de leden;

De persoonsgegevens worden door  TC Hulst opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen  voor de periode dat men lid is van TC Hulst

Tourclub Hulst verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar), indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Ieder lid heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke Tourclub Hulst heeft  ontvangen.  Tevens kunnen leden bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (of een deel hiervan).

Ieder lid van TC Hulst heeft altijd het recht om de toestemming, tot het verwerken van de eigen persoonsgegevens, in te trekken.

Als er klachten zijn  over de verwerking van de persoonsgegevens dan vraagt Tourclub Hulst  hierover direct contact met ons op te nemen om zo tot een oplossing te komen. Ieder lid  heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Als Tourclub Hulst zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de leden. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via secretaris@tchulst.nl

 

  1. Gebruik persoonsgegevens leden TC Hulst

 

Als een nieuw lid zich aanmeldt dan wordt er een inschrijfformulier gebruikt waarop verschillende persoonsgegevens ingevuld worden door het nieuwe lid.

Persoonsgegevens  

NAWTE (N = Naam, A = Adres, W = Woonplaats, T = Telefoon, E = e-mailadres )+ geboorte datum

 

Overeenkomst

 

Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website)

Verwerkingen  

Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten

 

Verwerking door wie

Voorzitter, secretaris en penningmeester
 

Bewaartermijn

 

Direct na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens verwijderd

 

Werkwijze: bij aanmelding van een nieuw lid worden de persoonsgegevens opgenomen in de ledenlijst.  TC Hulst heeft NAW-gegevens  uitsluitend gekregen voor de inschrijving van een nieuw lid. Deze NAW-gegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst en niet voor andere doeleinden.

De gegevens worden gebruikt voor:

  • Contributieheffing
  • Informatieverstrekking via de mail
  • Uitnodigingen jaarvergaderingen via de mail
  • Verzending en/of verspreiding clubbladen
  • Aanmelding nieuwe leden bij NFTU via de website van de NTFU

Foto’s en video’s van leden vallen ook onder de persoonsgegevens. Tourclub Hulst gebruikt deze foto’s en video’s alleen voor het clubblad en voor de website.

 

 

 

 

 

 

  1. Checklist persoonsgegevens die binnen TC Hulst opgeslagen worden:

 

Naam en voorletters

tussenvoegsel

Adres

Postcode

Plaats

Provincie

Land

Woonplaats

Telefoonnummer

E-mailadres

Geslacht

Geboortedatum

Lidmaatschapsnummer

 

 

 

 

  1. Inschrijfformulier aangepast aan de privacy wetgeving
  2. Naam
  3. Voorletters
  4. Voornaam
  5. M/V
  6. Geboortedatum
  7. Straat + huisnummer
  8. Postcode
  9. Woonplaats
  10. Telefoon
  11. Email
  12. Meerdere gezinsleden lid

In het privacy beleidsplan van TC Hulst staat beschreven waarvoor de  persoonsgegevens van de leden gebruikt worden.

Voor akkoord gelezen

Handtekening ouder bij leden jonger dan 16 jaar:

 

_______________________________________

Het nieuwe lid van Tourclub Hulst geeft toestemming van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens zoals vermeld in het privacy beleidsplan van Tourclub Hulst.

Handtekening voor akkoord:

_______________________________________

 

 

 

 

  1. Verwerkersovereenkomst

Met alle bedrijven en organisaties waarmee Tourclub Hulst persoonsgegevens deelt moet er, volgens de AVG,  een overeenkomst afgesloten worden. In de overeenkomst wordt onder andere vastgelegd met welk doel Tourclub  Hulst de  persoonsgegevens deelt en wat er verwacht wordt op het gebied van beveiliging en geheimhouding.

Tourclub Hulst verzamelt gegevens van haar leden en deelt deze met de NTFU. Tourclub Hulst is hierdoor de zgn verwerkingsverantwoordelijke en de NTFU de verwerker. Tourclub Hulst is verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met de NTFU.